Skrevet af Ture Wibrand 30 Nov 2016 - 3:48pm

Når en undersøgelse er lukket, er næste skridt at dele resultaterne med dine kolleger. Det er altid vigtigt (og enkelt) at fejre de gode sider - for eksempel en høj grad af tillid eller en positiv ændring i scoren for et specifikt fokusområde. Dog er deling af negativ feedback - den som er ubehagelig at tale om - ofte den mest værdifulde del af processen, og som dine kolleger er mest interesseret i.

Medarbejderne ved, hvordan de har det med virksomheden, og de har givet deres feedback gennem undersøgelsen. Ved at dele alle resultaterne med organisationen tager du den åbne kommunikation alvorligt.

Denne åbne dialog er en del af et skifte fra at virksomheden leverer færdige løsninger, til i stedet at skabe de processer, der gør det muligt at deltage og samarbejde om at skabe en løsning. Et godt samarbejde, og en oplevelse af tillid og retfærdighed, er hjørnestenene i social kapital – som igen er med til at skabe en god arbejdsplads.

Første trin er at beslutte, hvem du vil dele med, og hvilket niveau rapporteringen skal have. Kommunikation af resultaterne gør medarbejdere og ledere fortrolige med rapporteringen, og får det hele til at gå op i en højere enhed.

Valg af deling-grupper og niveauer af rapportering
Mange organisationer deler resultater baseret på roller fx, HR/arbejdsmiljøorganisation, topledere og mellemledere. Du kan overveje at bruge disse rollebaserede retningslinjer, når du deler resultaterne:

  • HR og/eller arbejdsmiljøorganisation styrer og administrerer typisk APV-, trivsel- og tilfredshedsundersøgelser, og udfører den indledende gennemgang af alle resultater og rapporter, herunder kommentarer. Resultaterne kan deles per afdeling og en overordnet resultat.
  • Topledere gennemgår resultaterne afdelinger og hele organisationen.
  • Dernæst deles resultaterne med afdelingerne og drøftes på workshops. Alle afdelinger med mindst fire medarbejdere bør få deres egen rapport, og lave deres egne handlingsplaner.
  • Samtidig deles de overordnede resultater samt handlingsplaner med alle. En platform som APVKVIK giver dig mulighed for at skabe passende niveauer af adgang, og dele centralt og digitalt. Generelle resultater, fokusområder for organisationen, og evt. næste skridt, kan drøftes på et generelt møde hvor alle medarbejdere deltager.

Kommunikation af resultater gennem deling
Når du har valgt deling-grupper og rapporterings niveauer, er det tid til at dele dine resultater. E-mail fungerer typisk  bedst, fordi du nemt kan indsætte et link til resultaterne, eller en PDF-rapport.

En god måde at starte processen på med de enkelte grupper, er at skitsere de overordnede temaer fra undersøgelsens resultater, eller vælge bestemte temaer, hvor man ønsker at fokusere. Dette giver alle et omdrejningspunkt, mens de udforsker resultaterne, og viser at senere samtaler vil dreje sig om udvalgte fokusområder. Inkluder hvad som helst, du vil have at hver gruppe tager til efterretning i deres rapport.

Deling af resultater bliver kun nemmere med øvelse - og når folk ser fordelene ved at give feedback, diskutere resultater og træffe beslutninger på områder, der vil påvirke trivsel og arbejdsmiljø, vil de være interesseret i at deltage i processen igen.